Het uitbetalingsproces

Payrolling is simpelweg het betalen van je werknemers in de afgesproken betaalperiode. Dit proces begint op het moment dat je je werknemer aanneemt. Vanaf dat moment is het jou verplicht om de werknemer te compenseren voor alle uren die de werknemer werkt. Het bedrag dat je uitbetaalt aan je werknemer is echter niet meteen het afgesproken loon vermenigvuldigd met het aantal uur dat diegene heeft gewerkt. Er zijn meerdere manieren om deze salarisadministratie bij te houden.

Als je de salarisadministratie bijhoudt via een website of een software begin je meestal met het invoeren van het aantal uren dat de werknemer gewerkt heeft. Daarna moet je gaan berekenen hoeveel de werknemer betaalt krijgt, inclusief belastingen, toeslagen etc. Dit is meestal de stap die het meeste duurt als je alles met de hand doet. Je kan vrij simpel het brutoloon berekenen door het aantal gewerkte uren te vermenigvuldigen met het uurloon van de werknemer en eventuele overuren vermenigvuldigen met anderhalf keer het loon en dat optellen bij het bedrag dat uit het normale aantal uren kwam. Bij een software kan je meestal direct uitrekenen wat het nettoloon is als je het brutoloon hebt. Dit is nogal fijn, aangezien je anders zelf uit zou vogelen welke aftrekken en toeslagen er bij elke individuele werknemer bij zouden komen. Dan kan je de werknemers uitbetalen. 

Je kan de salarisadministratie ook uitbesteden. In dit geval geef je de salarisadministratie ofwel helemaal ofwel gedeeltelijk uit handen aan een bedrijf die de administratie voor je doet. Deze optie wordt vaak alleen gebruikt door middelgrote bedrijven, aangezien het het niet waard is voor kleine bedrijven om zo veel geld te betalen voor het bijhouden van enkele werknemers en grote bedrijven vaak een eigen afdeling hebben die de salarisadministratie voor het hele bedrijf regelen.

Na het uitbetalen ben je niet meteen klaar met de loonstroken. De werkgever is verplicht om loonadministratie bij te houden. De belastingdienst moet bij de loonbelasting kunnen komen en de gegevens moeten minstens zeven jaar lang bewaard worden.