Wat is documentbeheer en wat is het belang ervan?

Sommige factoren zijn van essentieel belang voor ondernemingen om uitstekende resultaten te boeken in hun trajecten. Documentbeheer is daar zonder twijfel één van. Dit komt doordat dagelijkse en veelvoorkomende taken in organisaties, zoals die met betrekking tot administratie, financiën, marketing en human resources voortdurend bestanden genereren, die de dynamiek van bedrijven vormen.

De manuele verspreiding van deze documenten en het beheer van de communicatie via e-mails en controle-spreadsheets zonder gebruik te maken van een technologie die gericht is op dossierbeheer, kost tijd die managers zouden kunnen investeren in strategische of preventieve acties. Inzicht in het belang van documentbeheer houdt ook in dat moet worden begrepen wat deze term inhoudt en wat de beste praktijken zijn die bij dit proces een rol spelen.

Wat is documentbeheer?

Documentbeheer is het geheel van processen die zorgen voor de productie, de archivering en het adequate gebruik van documenten. Documenten beheren betekent het zoeken naar gegevens optimaliseren om het gemakkelijker, georganiseerder en veiliger te maken. Praktisch gezien kunt je met documentbeheer veilig bestanden versturen en zorgt voor de traceerbaarheid van informatie.

Wat is het belang van documentbeheer?

Documentbeheer maakt toegang van overal ter wereld mogelijk, met het gebruik van on cloud software voor elektronisch beheer. Door dit proces in de onderneming in te voeren, stelt je werkmethodologieën vast om de toegang tot en de verspreiding van documenten te controleren.

Op die manier wordt het bepalen van de behoeften voor de organisatie, registratie, digitalisering en archivering van de passieve collectie eenvoudig en praktisch. Werken met gespecialiseerde software om veilig bestanden versturen is een van de geheimen van het succes van een uitstekend documentbeheer.

Een aanzienlijke vermindering van het aantal afdrukken en kopieën van documenten, het markeren van overbodige documenten in jouw verzameling, een vermindering van de benodigde fysieke ruimte, zijn ook enkele voordelen van elektronisch documentenbeheer.

Wat gebeurt er als een bedrijf zijn documentbeheer niet automatiseert?

Een van de grootste risico’s – vooral in deze tijd waarin over informatiebeveiliging wordt gesproken – is de mogelijkheid om belangrijke gegevens bloot te geven. Het gebruik van software om veilig bestanden versturen, zorgt ervoor dat alleen degenen die daartoe gemachtigd zijn, toegang tot documenten hebben.

Bovendien maakt het opslaan van gevoelige documenten op laptops of in gedrukte vorm ze kwetsbaarder voor diefstal of verlies. In dit geval gaat belangrijke informatie verloren, of kan iedereen er toegang toe krijgen.

Automatisering van processen en werkstromen

Door software te gebruiken om veilig bestanden versturen, kunt je processen en workflows automatiseren. Repetitieve taken kunnen rechtstreeks in gespecialiseerde software worden geautomatiseerd. Hierdoor worden werknemers vrijgemaakt zodat zij beschikbaar zijn voor taken met een echte toegevoegde waarde voor het bedrijf.

Bovendien is het mogelijk te weten wie een document heeft bekeken en/of bewerkt. Als je een bedrijfsproces wilt doorlichten om fouten of inefficiënties te ontdekken, wordt die taak eenvoudiger.

Conclusie

Er zijn talrijke voordelen verbonden aan de investering in software voor documentbeheer. Onder meer een betere controle van documenten, het genereren van automatische herinneringen, het verminderen van het aantal afgedrukte documenten, enz. De tijd die manueel verloren gaat, is dezelfde die gewonnen kan worden wanneer processen geautomatiseerd worden.

Het is zeer belangrijk om de organisatie binnen het bedrijf te handhaven. Aangezien de documenten fundamentele informatie bevatten, zoals: basisgegevens van de onderneming, procedures, contracten, enz., moet er voortdurend aandacht aan worden besteed, omdat het verlies van een document van cruciaal belang kan zijn. Een goed documentbeheer is de eerste stap in de totstandbrenging van een goed kwaliteitsbeheer.