Valkuilen bij het kiezen van een werkplek reserveringssysteem

Wil je een goed werkplekken systeem voor jouw onderneming vinden? Wanneer je meer medewerkers dan werkplekken hebt, dan kan dat een voordeel zijn. Je wilt de flexplekken op een efficiënte manier benutten en dat moet zo gemakkelijk als mogelijk worden gemaakt. Dan is het goed om te weten op welke punten je moet letten. Zo kan je een werkplek reserveren goed verzorgen. Het systeem moet aansluiten op de behoeften die in een bedrijf leven. De volgende 5 punten zijn van belang.

1. Niet iedereen is zichtbaar

Een belangrijk probleem van werkplekkensystemen is dat niet iedere boeking te zien is. Je ziet dan wel dat een ruimte gereserveerd is, maar niet wie er zit. Wanneer je elkaar wilt ontmoeten, dan is het wel fijn wanneer je elkaar dus ook kan vinden. Medewerkers moeten elkaar kunnen opzoeken en gemakkelijk met elkaar aan de slag kunnen gaan.

2. Specifieke plekken reserveren niet mogelijk

In veel systemen is het niet goed mogelijk om een specifieke plek te reserveren. Je kan wel een plek reserveren op kantoor, maar wanneer je er eenmaal bent moet je wel zoeken naar de plek die je toegewezen hebt gekregen. Dit is dus geen verbetering, maar zorgt eerder voor meer chaos op de werkvloer. Bovendien biedt het werkgevers geen inzicht in wie waar is op welk moment.

3. Geen plattegrond in de app

Wanneer je een goed reserveringssysteem kiest, dan is het wel belangrijk om een plattegrond te hebben in de app. Zo kan je precies zien waar je moet zijn als je een plek hebt gereserveerd, of als er een ruimte voor bijvoorbeeld een vergadering is vastgelegd. Zeker in grote panden is dit een uitkomst.

4. No shows

Een probleem in veel apps is dat er ver van tevoren plekken gereserveerd kunnen worden, maar er vervolgens op de dag zelf veel no shows zijn. Deze plekken zijn dus niet beschikbaar, ook al blijven ze leeg. Het opleggen van een maximum aantal reserveren is dus in ieder geval van waarde. Kijk bijvoorbeeld niet verder dan enkele weken tot een maand vooruit met het reserveren. 

5 Lege plekken voorkomen

Een ander probleem met de no shows is dat dit dus voor veel lege plekken zorgt. Daarom is het ook belangrijk dat de app ook aan een aanmeldsysteem of sensors op de plekken gekoppeld kan worden. Zo kunnen lege plekken weer worden vrijgegeven en kunnen deze alsnog bezet worden.