De beste locatie voor een vergadering

In Utrecht vind je een groot aanbod vergaderlocaties. Het is dus lastig om door het doolhof van vergaderlocaties de juiste te vinden voor je vergadering. Een locatie kan de uitkomst van een bijeenkomst maken of breken. Maar wat maakt een vergadercentrum tot een goed vergadercentrum? Een locatie als vergaderlocatie Utrecht centraal leent zich goed voor mensen die met het OV reizen. Ook is hier voldoende parkeergelegenheid voor aanwezigen die liever met eigen vervoer naar de vergadering reizen. Voor je een locatie uitzoekt, is het dus van belang dat je bedenkt hoe de aanwezigen naar de locatie toe zullen komen.

Blijf binnen je budget met luxe

Een goede locatie geeft je vooraf een all-inclusive offerte zonder verborgen extra’s. De managers verwelkomen ook een plaatsbezoek voorafgaand aan de vergadering. Dit is vooral belangrijk als je de selectie wilt beperken tot drie of vier en wilt zien of je keuzes waar voor je geld en een geschikte lay-out bieden. Kijk ook naar de faciliteiten die de locatie biedt. Het is bijvoorbeeld fijn wanneer een ervaren bediening de ruimte vooraf voorziet van koffie en thee. Vindt de vergadering plaats onder lunchtijd? Kijk dan of een lunch op locatie mogelijk is. Deze kleine details geven de vergadering een luxe uitstraling. Dit is vooral een pluspunt wanneer de vergadering om een zakelijke beslissing met een klant gaat.

Bekijk de beschikbaarheid

Het regelen van een vergaderruimte doe je vooraf, maar er is niet altijd de mogelijkheid dit weken voor de datum te doen. Een goede locatie zorgt ervoor dat je snel terecht kunt en zal flexibel zijn als je op korte termijn moet annuleren. Daarnaast is ook het contact met de locatie een voorspeller voor hoe het vervolg zal verlopen. Reageert de locatie altijd snel op vragen die je stelt, dan is de kans groot dat ze andere afspraken ook naleven en goede service bieden.

Ga voor goede faciliteiten

In deze hightech tijden is het bezit van een digibord lang niet meer goed genoeg. Volgens een peiling van InStat geeft 95% van de vergaderplanners aan dat Wi-Fi-toegang invloed heeft op hun locatiekeuze. De beste locaties zouden een gratis, onbeperkte internetverbinding moeten bieden, zoals vergaderruimte Utrecht. Goede vergaderlocaties bieden internetverbinding aan met voldoende internet om deelnemers toegang te geven tot het web, te tweeten of e-mails te checken. De luxere locaties bieden naast zelfregulerende airconditioning ook kopieer-/faxdiensten, briefpapier, e-whiteboard, lcd-tv’s en projectorschermen. Ook zie je hier vaak dat er meer voorzieningen zijn voor gehandicapten.