ERP-software voor bedrijven

De druk op bedrijven neemt toe. Een tekort aan geschoolde arbeidskrachten, toenemende concurrentiedruk, hogere eisen van klanten en dan zijn er ook de uitdagingen op het gebied van digitalisering die bedrijven zorgen baren. Er zijn tal van toepassingen op de markt die de processen aanzienlijk efficiënter en hulpbronnenbesparend maken, vooral bij projectbeheer.

Met projectmanagementsoftware geïntegreerd in hun eigen ERP-systeem hebben bedrijven de mogelijkheid om projecten sneller en tegen een veel aantrekkelijkere prijs voor de klant uit te voeren. Wat dergelijke toepassingen precies kunnen bereiken in de bedrijfspraktijk, is het onderwerp van dit artikel.

Wat is projectmanagementsoftware?

Met projectmanagementsoftware kunnen projecten veel efficiënter worden gepland, uitgevoerd en afgerond. De software brengt alle processen van een project in kaart en verbetert zo de communicatie tussen de individuele projectdeelnemers, de klanten en de andere afdelingen in het bedrijf.

In combinatie met uw eigen ERP-systeem heeft u de mogelijkheid om veel processen buiten de grenzen van een project te verkorten en zo efficiënter te maken. Teamleden kunnen tijdens het project werkuren invoeren, voortgang delen en behoeften bekijken. Tegelijkertijd heeft het management altijd de voortgang in de gaten en kan daardoor middelen beter plannen.

Hieronder willen we uitgebreid ingaan op de afzonderlijke functies die projectmanagementsoftware te bieden heeft. Ook willen we ingaan op de aansluiting op andere modules binnen een ERP-landschap en hun potentieel nader laten zien, wat helpt om de digitalisering in uw eigen bedrijf verder te brengen.

Functies van een projectmanagementsoftware

Afhankelijk van het programma dat je kiest, krijg je functies die het berekenen, plannen, uitvoeren en voltooien van projecten vergemakkelijken. Onderstaande functies zijn bedoeld om u een overzicht te geven van de mogelijkheden van een gangbare projectmanagementmodule, zoals deze in diverse ERP-systemen of als stand-alone oplossingen op de markt terug te vinden is.

Projectkosten

Elk project begint met een berekening. Aan de hand van de opdracht of de aanbesteding moet worden beoordeeld onder welke voorwaarden een project kan worden uitgevoerd. Projectmanagementsoftware heeft de mogelijkheid om dergelijke offertes direct te importeren en alle relevante gegevens voor de berekening eruit te filteren.

Deze worden vervolgens gecontroleerd op beschikbare capaciteiten en inkooplijsten kunnen worden aangemaakt. Freelancers worden geëvalueerd, evenals vrije machinecapaciteiten en andere beschikbare bedrijfsmiddelen, en zo wordt bepaald wanneer een project op zijn vroegst kan worden afgerond.

Projectplanning

Zodra u de opdracht voor een project heeft gekregen, begint de projectplanning. Hiervoor worden de gegevens uit de berekening eenvoudig overgenomen en uitgebreid. Op deze manier kunnen afzonderlijke projectstappen worden gedefinieerd en verder worden onderverdeeld in subsecties.

Per processtap kan dan de verantwoordelijke medewerker worden toegewezen. Hetzelfde geldt voor de benodigde middelen, zoals materialen, gereedschappen, machines, etc. Ontbrekende middelen kunnen eenvoudig worden besteld en toegewezen aan het betreffende project wanneer de goederen worden ontvangen.

Project implementatie

Terwijl aan een project wordt gewerkt, houden alle medewerkers hun voortgang bij in de afzonderlijke projectonderdelen. De gehele voortgang van het project is direct te volgen op overzichtelijke dashboards. Als het project op een gegeven moment vastloopt, kan dit direct worden bekeken en kan snel naar passende oplossingen worden gezocht.

Hetzelfde geldt voor de begroting van een project. Als er bijvoorbeeld te veel werkuren in een bepaald segment stromen, kan het systeem op zichzelf staan ​​tegen eventuele budgetoverschrijdingen. Zo kunt u er zeker van zijn dat u altijd binnen de afgesproken termijnen kunt leveren of indien nodig nacalculaties kunt maken.

Afronding van het project

Dankzij een doorlopende boekhouding worden alle gemaakte kosten direct geregistreerd en kunnen ze worden overgedragen naar een eindfactuur. Het is dan volledig transparant voor de klant welke middelen in welk deel van het project zijn gevloeid. Het is ook mogelijk om het project met alle projectsecties in het systeem op te slaan.

Zo kan achteraf worden achterhaald waar zich in de loop van het project problemen hebben voorgedaan en hoe deze bij verdere projecten kunnen worden vermeden. Het projectkader kan ook dienen als sjabloon voor latere projecten, wat de berekening en projectplanning van toekomstige projecten verder verkort en verbetert.

Koppeling met het ERP-systeem

Vooral de verbinding met andere delen van een bedrijf is de moeite waard met projectmanagementsoftware. Door bijvoorbeeld te koppelen aan een magazijnbeheersysteem kunnen beschikbare goederen in het magazijn worden gezocht en direct voor specifieke projecten worden geblokkeerd.

Een koppeling met de inkoopafdeling van een bedrijf zorgt voor een snellere inkoop van de benodigde resources. Ook dient er een bijbehorende aansluiting te zijn voor facturatie en salarisadministratie. Op deze manier kunnen snel en eenvoudig tussentijdse en eindfacturen worden aangemaakt en kunnen werkuren worden gefactureerd.

Dergelijke verbindingen zijn te vinden op bijna alle bedrijfsniveaus. Door de gemeenschappelijke datamaster die door alle actoren in het bedrijf wordt gebruikt, kunnen processen op alle niveaus aanzienlijk worden verkort en dus efficiënter worden uitgevoerd. Een ERP-systeem die binnen Nederland bekend is AFAS. Een bekend systeem dat veel bedrijfsprocessen binnen één systeem goed beheerd.