Top 5 criteria voor een perfecte vergaderlocatie in Arnhem

Een vergaderlocatie moet aan vele eisen voldoen. Voor de succesvolle realisatie van seminars, vergaderingen en conferenties moet men beschikken over de juiste zalen, de juiste uitrusting en natuurlijk het nodige comfort. Het is ook belangrijk dat de vergaderlocatie goed gelegen en goed verbonden is. En dat het beschikt over bekwaam personeel dat kan zorgen voor de technische en organisatorische aspecten. Hieronder vijf criteria om op te letten bij het kiezen van de perfecte vergaderlocatie.

1. Geschikte locatie

De juiste locatie is het belangrijkste criterium waaraan de juiste vergaderlocatie moet voldoen. Een goede locatie is centraal gelegen, maar tegelijkertijd rustig. Je moet bijvoorbeeld goed kunnen werken met de ramen open. Het moet ook dicht bij de plaatsen liggen waar eventueel andere zakelijke afspraken moeten worden bijgewoond.

2. Goede verbindingen

Een goede locatie om te vergaderen betekent dat er goede verbindingen zijn met het openbaar vervoer. Het moet ook gemakkelijk bereikbaar zijn met de auto. Wat voor een vergaderlocatie vanzelfsprekend zou moeten zijn, is dat elke deelnemer aan de vergadering een duidelijke routebeschrijving krijgt.

3. Juiste inrichting

Voor het houden van een vergadering, conferentie of een seminar is het natuurlijk ook noodzakelijk dat de zalen en vergaderruimtes naar behoren zijn uitgerust met internetaansluitingen. Typische ergernissen in het hotel moeten vermeden worden. Een toonaangevende locatie biedt zeer flexibele zalen voor elke denkbare gelegenheid. Om een optimale omgeving te creëren, moeten bepaalde voorwaarden aanwezig zijn:

• In de conferentiezalen moeten conferenties, lezingen of groepswerk kunnen worden gehouden.
• De architectuur moet geschikt zijn voor de desbetreffende conferentiegelegenheid.
• Er moet geschikt leer- en conferentiemeubilair beschikbaar zijn.
• Daglicht en kunstlicht moeten in evenwicht zijn.
• Conferentiezaal met daglicht en terras voor rookpauzes.

Visuele en audiovisuele media:

• Beamer + laptop.
• Flipchart.
• Whiteboard (eventueel met printfunctie).
• Technologie voor videoconferenties.
• Luidsprekers/microfoons.

4. Aantrekkelijke pauzeruimte

Een andere wenselijke eigenschap is een aantrekkelijk ruimte waar pauzes kunnen worden doorgebracht. Een aangrenzende toegang tot de buitenlucht zou perfect zijn, want frisse lucht tussendoor bevordert de concentratie van de deelnemers aan de vergadering of conferentie.

5. Goede catering tijdens conferenties en vergaderingen

Belangrijk voor vergaderingen en conferenties in het algemeen is de service en de catering. Bijvoorbeeld tijdens de lunchpauze of zelfs voor speciale gelegenheden of bedrijfsevenementen, moet de perfecte locatie een eersteklas complete service kunnen bieden.