Een vergaderlocatie moet aan vele eisen voldoen. Voor de succesvolle realisatie van seminars, vergaderingen en conferenties moet men beschikken over de juiste zalen, de juiste uitrusting en natuurlijk het nodige comfort. Het is ook belangrijk dat de vergaderlocatie goed gelegen en goed verbonden is. En dat het beschikt over bekwaam personeel dat kan zorgen voor de technische en organisatorische aspecten. Hieronder vijf criteria om op te letten bij het kiezen van de perfecte vergaderlocatie. 1. Geschikte locatieDe juiste locatie is het belangrijkste criterium waaraan de juiste vergaderlocatie moet voldoen. Een goede locatie is centraal gelegen, maar tegelijkertijd rustig. Je moet bijvoorbeeld goed kunnen werken met de ramen open. Het moet ook dicht bij de plaatsen liggen waar eventueel andere zakelijke afspraken moeten worden bijgewoond. 2. Goede verbindingenEen goede locatie om te vergaderen betekent dat er goede verbindingen zijn met het openbaar vervoer. Het moet ook gemakkelijk bereikbaar zijn met de auto. Wat voor een vergaderlocatie vanzelfsprekend zou moeten zijn, is dat elke deelnemer aan de vergadering een duidelijke routebeschrijving krijgt. 3. Juiste inrichtingVoor het houden van een vergadering, conferentie of een seminar is het natuurlijk ook noodzakelijk dat de zalen en vergaderruimtes naar behoren zijn uitgerust met internetaansluitingen. Typische ergernissen in het hotel moeten vermeden worden. Een toonaangevende locatie biedt zeer flexibele zalen voor elke denkbare gelegenheid. Om een optimale omgeving te creëren, moeten bepaalde voorwaarden aanwezig zijn:
Visuele en audiovisuele media:
4. Aantrekkelijke pauzeruimteEen andere wenselijke eigenschap is een aantrekkelijk ruimte waar pauzes kunnen worden doorgebracht. Een aangrenzende toegang tot de buitenlucht zou perfect zijn, want frisse lucht tussendoor bevordert de concentratie van de deelnemers aan de vergadering of conferentie. 5. Goede catering tijdens conferenties en vergaderingenBelangrijk voor vergaderingen en conferenties in het algemeen is de service en de catering. Bijvoorbeeld tijdens de lunchpauze of zelfs voor speciale gelegenheden of bedrijfsevenementen, moet de perfecte locatie een eersteklas complete service kunnen bieden. |
