Waardevolle tips door Vonk360 voor het kiezen van de juiste locatie voor een bedrijfsevenement

Vonk360 is dé innovatieve vergaderlocatie in Utrecht. Als geen ander weten zij waar je op moet letten bij het bepalen van de juiste locatie voor je evenement. Ongeacht het type of de grootte van je evenement, is de locatie een heel belangrijk puzzelstukje bij de planning. De locatie zal de ervaring van de deelnemers vormgeven en alle andere details van je evenement huisvesten. De locatie moet praktisch, kosteneffectief en esthetisch aantrekkelijk zijn. Daarom kan het kiezen van de juiste ruimte overweldigend aanvoelen. Volg deze tips voor het kiezen van een locatie voor een bedrijfsevenement, en je bent goed op weg naar een vlot en gedenkwaardig evenement.

Vonk360 adviseert: hoe zoek je een locatie die past?

Vonk360 deelt in dit blog graag met je hoe je een geschikte locatie kunt vinden. Denk in ieder geval op voorhand goed na over welke soort indeling de locatie die je op het oog hebt, moet kunnen bieden. Het is gemakkelijk te zien wanneer een ruimte te klein is, maar een ruimte die te groot is, is even problematisch. Zelfs als je 100% opkomst hebt, zal het half leeg aanvoelen, en je evenement zal zijn impact kunnen verliezen.

Neem een kopie van de dagindeling mee als je ruimtes verkent. Geef jezelf de tijd om de ruimte visueel te verkennen en stel je voor waar elk van de activiteiten zal plaatsvinden. Kan de ruimte alle activiteiten aan? Zijn er pauzeruimtes voor aparte sessies? Kun je een speciaal gedeelte voor sponsors inrichten? Zijn er verhoogde podia of presentatieplekken voor de sprekers? Zorg ervoor dat je vertrekt met ten minste een los idee van waar elke activiteit zal worden gestationeerd. Als je erachter komt dat de locatie die je bezoekt geen goede match is, heb je je tijd niet verspild. Een gevoel krijgen voor een ruimte in het algemeen zal je helpen om bijkomende ideeën voor een locatie voor een bedrijfsevenement te genereren.

Geef prioriteit aan toegankelijkheid

Als een locatie niet voor iedereen toegankelijk is, is het voor sommigen een verloren zaak. Denk aan alle aanwezigen, sponsors, gasten en personeel en zorg ervoor dat iedereen gemakkelijk door de ruimte kan navigeren – ook mensen met speciale behoeften. De meeste evenementenlocaties hebben hier al rekening mee gehouden. Als je elke locatie bekijkt, zorg er dan voor dat de vertegenwoordiger van de locatie je laat zien hoe hun ruimte toegankelijk is voor iedereen.

Vergeet de akoestiek niet

De akoestiek van de ruimte kan meer invloed hebben op je evenement dan je wellicht denkt. Esthetiek is belangrijk en een betegelde vloer, bijvoorbeeld, ziet er misschien cool uit maar kan het geluid beïnvloeden. Zodra de muziek begint te spelen en het geklets begint, moeten de gasten wellicht gaan schreeuwen om elkaar te kunnen horen – onnodig te zeggen dat een dergelijke situatie ongemakkelijk, frustrerend en vermoeiend zou zijn.

Vraag bij het verkennen van de locatie om muziek te horen die over de luidsprekers wordt gespeeld en houd er rekening mee dat een heleboel mensen en rekwisieten het geluid zullen beïnvloeden. Praat met je contactpersoon over de akoestiek tijdens vorige evenementen – misschien kunnen ze audio- en/of videoclips als voorbeeld geven.

Vraag naar reviews

Doe je onderzoek. Het marketingmateriaal en de website van een locatie is een goed begin, maar het is altijd nuttig om collega-planners te vragen die al evenementen in dezelfde ruimte hebben georganiseerd. Praat met je collega’s over hun evenementen en of ze de locatie zouden aanraden. Wat werkte goed en wat kon beter? Input van een vertrouwde planner is zo goed als goud.

Begrijp alle kosten

Sommige locaties bieden een vast tarief, waarbij alle bijkomende kosten in één prijs zijn verrekend. Anderen rekenen extra kosten. Zorg ervoor dat je een duidelijk beeld hebt van alle kostenposten voordat je de ruimte boekt. Ga in gesprek met de vertegenwoordiger van je locatie en leg uit dat je geen budgettaire verrassingen wilt. Bijvoorbeeld, zijn belastingen inbegrepen? Hoe zit het met Wifi? Maak een checklist van alles wat de locatie te bieden heeft voordat je je voorschot overhandigt en zorg ervoor dat je de prijs van elk item begrijpt, en wanneer en hoe de kosten op je factuur verschijnen.