Overstappen op VoIP telefonie: zo pak je het als bedrijf slim aan

De vaste telefoonlijn zoals we die kenden verdwijnt. KPN heeft het oude koperen netwerk grotendeels uitgezet en steeds meer bedrijven bellen inmiddels via internet. Toch werken veel organisaties nog met een verouderde telefooncentrale in de meterkast, of met een wirwar aan mobiele nummers waarbij klanten nooit weten wie ze moeten bellen. Een overstap naar VoIP telefonie lost dat op, mits je het goed aanpakt.

Wat is VoIP precies?

VoIP staat voor Voice over IP: bellen via een internetverbinding in plaats van via een traditionele telefoonlijn. De telefooncentrale staat niet meer op kantoor, maar draait in de cloud. Medewerkers bellen met een vast toestel, een app op hun smartphone of via de computer. Voor de klant verandert er niets: hij belt het vertrouwde vaste nummer en krijgt de juiste persoon aan de lijn.

De voordelen voor bedrijven

• Bereikbaar waar je ook werkt. Of een medewerker nu op kantoor, thuis of onderweg is, hij is bereikbaar op zijn vaste nummer.
• Flexibel instellen. Openingstijden, keuzemenu’s, wachtrijen en doorschakelingen pas je eenvoudig aan via een online omgeving.
• Lagere kosten. Geen dure centrale meer om te onderhouden en vaak lagere gesprekskosten.
• Makkelijk opschalen. Een nieuwe medewerker of een extra vestiging is binnen een paar minuten toegevoegd.
• Koppelingen met andere software. Denk aan het automatisch tonen van klantgegevens bij een inkomend gesprek of integratie met Microsoft Teams.

Waar je op moet letten

Bellen via internet stelt eisen aan het netwerk. Spraak is gevoelig voor vertraging en haperingen, dus een stabiele internetverbinding met voldoende capaciteit is belangrijk. Op kantoor is het verstandig om spraakverkeer voorrang te geven in het netwerk, zodat een grote download niet zorgt voor een onverstaanbaar gesprek. Ook de wifi moet op orde zijn als medewerkers draadloos bellen.

Denk daarnaast aan nummerbehoud. Je wilt je bestaande nummers meenemen, zodat klanten je gewoon blijven vinden. Een goede leverancier regelt het overzetten van nummers en plant de overstap zo dat er geen moment van onbereikbaarheid is.

Tot slot speelt beveiliging een rol. Een slecht beveiligde telefooncentrale kan misbruikt worden om dure internationale gesprekken te voeren. Sterke wachtwoorden, beperkingen op bestemmingen en monitoring voorkomen dat.

Zo verloopt een soepele overstap

Een overstap begint met een inventarisatie. Hoeveel medewerkers bellen er, welke nummers zijn in gebruik en hoe moeten gesprekken worden verdeeld? Daarna wordt het belplan uitgewerkt: wie neemt op bij welk keuzemenu, wat gebeurt er buiten openingstijden en waar komen gemiste gesprekken terecht? Vervolgens worden de toestellen en apps ingericht en wordt het netwerk gecontroleerd. Op een rustig moment worden de nummers overgezet, zodat het bedrijf direct op de nieuwe omgeving draait.

Het loont om dit te laten begeleiden door een partij die zowel telefonie als netwerk beheert. Dan is er bij problemen één aanspreekpunt en wordt er niet naar elkaar gewezen. Wie zich wil oriënteren op de mogelijkheden, kan bijvoorbeeld lezen hoe VoIP telefonie voor bedrijven wordt ingericht, inclusief nummerbehoud en koppeling met bestaande systemen.

Klaar voor de toekomst

VoIP telefonie past bij de manier waarop we nu werken: flexibel, op meerdere locaties en met steeds meer digitale hulpmiddelen. Met een goede voorbereiding is de overstap eenvoudig en merken klanten vooral dat je beter bereikbaar bent.